Um bom planejamento financeiro para pequenas empresas pode fazer toda a diferença: evitar que elas sejam pegas de surpresa numa situação desagradável — não ter como honrar seus compromissos e fechar as portas.

Então, se você é responsável pelas finanças de uma firma de pequeno porte, continue com a leitura deste post, pois aqui trataremos desse assunto bastante delicado, com dicas que lhe serão muito úteis. Vamos em frente!

Desenvolva hábitos de controle financeiro

Primeiramente, é muito importante criar e fortalecer alguns comportamentos, como os que relacionamos abaixo:

  • não misture ganhos e gastos de pessoas com os da empresa (por exemplo: um gasto com combustível para uso pessoal no veículo do sócio não pode ser registrado como despesa da firma);
  • registre todas as saídas e entradas de valores em seu negócio, mesmo que se trate apenas de um pequeno desembolso com a aquisição de produtos de higiene;
  • guarde todos os documentos em arquivos ou pastas, separados por tipo de transação (pagamentos, recebimentos, compras e vendas etc.) e por data (ordem cronológica), de forma a permitir uma rápida consulta, quando necessário;
  • determine responsabilidades bem claras: o funcionário que lida com dinheiro não poderá ser o mesmo que vai efetuar os registros (o objetivo é não permitir fraudes e desvios de numerários);
  • estabeleça um valor para retirada mensal dos sócios (o chamado pró-labore), que será a remuneração deles (o dono da empresa não pode retirar o valor que quiser e quando quiser, pois desse modo nenhum controle será possível).

Levante a situação financeira atual

Se você já está consciente da importância dos hábitos que mencionamos acima, então o próximo passo será verificar a situação das finanças da empresa hoje, neste momento. Para isso, veja quanto existe em caixa (dinheiro vivo, em espécie) e em contas correntes bancárias. Esses valores deverão ser registrados como saldos iniciais, pois eles serão o ponto de partida para um controle rigoroso.

Faça também um levantamento de suas contas a pagar e a receber, separando-as por prazos (ou seja: quando serão pagas ou recebidas): dentro de 30, 60, 90 dias etc.

Adquira recursos de informática

Você poderá utilizar uma planilha eletrônica ou outro software (programa de computador) específico para controle de disponibilidades, fluxo de caixa, registros de compras, de vendas, de estoques etc. Existem também sistemas de softwares que integram todas essas funções, ou seja: em um só lugar você poderá acessar o controle desejado, registrar dados e consultar as informações de que necessita no momento.

Esses recursos são facilmente encontrados, em geral de uso bastante simples e, o que é melhor, a preços bem acessíveis. A finalidade é fazer com que as atividades de controle sejam mais rápidas e confiáveis. Trata-se de um investimento que vale a pena.

Crie um fluxo de caixa

O fluxo de caixa nada mais é que a anotação das entradas e saídas de valores, tanto atuais como futuras. Nele deverão constar:

  • os saldos de suas disponibilidades (caixa/bancos);
  • os valores referentes às contas a pagar e a receber já existentes (compras e vendas já efetuadas, porém a prazo);
  • previsões de ganhos e desembolsos: o que você espera vender, comprar e gastar nos próximos meses.

Perceba que o objetivo é saber não só quanto você dispõe hoje para o pagamento de suas obrigações, como também com quanto poderá contar daqui a um, dois, três meses. Com isso, você terá total domínio de seu capital de giro: a diferença entre o que você tem (caixa, bancos e valores a receber em curto prazo) e o que terá que pagar (dívidas e obrigações financeiras).

Estabeleça metas

Falamos acima que o fluxo de caixa envolve entrada e saídas futuras. Mas como fazer essas previsões? Veja que se você manter registros contábeis e financeiros verdadeiros, então chegará um momento em que terá informações sobre suas operações realizadas — quanto faturou nos últimos meses, os custos e despesas, lucros ou prejuízos obtidos, e assim por diante.

Será com base nessas informações passadas que você estabelecerá metas realistas para seu negócio. Suas receitas vêm aumentando ou diminuindo? Conquistou ou perdeu clientes? Seus fornecedores estão dispostos a negociar os preços de suas mercadorias ou serviços?

Trabalhe com prazos definidos

Decida o período para suas projeções (previsões): 3 ou 6 meses, 1 ano, ou mesmo prazos longos, como 2 anos ou mais. Feito isso, busque avaliar os pontos abaixo:

  • previsão de receitas e de custos para o tempo considerado;
  • áreas em que poderá reduzir gastos e, desse modo, diminuir os preços de seus produtos ou serviços, tornando-os mais competitivos;
  • possibilidade de aumentar sua clientela, como investir em propaganda e marketing.

Acompanhe os custos fixos e variáveis

Trata-se de uma classificação que permitirá verificar as possibilidades de redução de gastos. Vejamos:

  • custos fixos: são aqueles que não se alteram em relação às atividades da empresa (por exemplo: você alugou um imóvel por R$ 2.000,00 reais por mês, para o desenvolvimento de suas operações; então, se você vender R$ 100.000,00 ou não vender nada num mês, o valor a pagar de aluguel será o mesmo, não é verdade?);
  • custos variáveis: eles aumentam ou diminuem conforme suas operações (exemplo: a matéria-prima utilizada na fabricação de um produto; quanto mais produzir, maiores serão os custos).

Com essas informações, você verificará quais gastos poderão ser diminuídos ou mesmo eliminados (aqueles que são desnecessários). Da mesma forma, poderá saber se seus custos fixos não são muito altos para o nível de suas atividades.

Dê importância ao planejamento financeiro para pequenas empresas

Por último, uma questão que não pode ser desprezada. É muito comum nos pequenos negócios os sócios não darem a devida atenção ao planejamento financeiro. Imagine a seguinte situação: os donos de uma mecânica de automóveis pensam que precisam apenas de clientes para ganhar cada vez mais. De repente, a firma não tem dinheiro para pagar suas obrigações e acaba por falir.

Aí vem a pergunta: O que aconteceu? O que deu errado? E a resposta estará no descontrole financeiro: muito dinheiro entrando de um lado, e saindo de outro — gastos desnecessários, pagamento de despesas pessoais com recursos da empresa, falta de previsão de custos etc.

Percebeu a importância do planejamento financeiro para pequenas empresas? Conseguiu enxergar que ele pode ser fundamental na sobrevivência de um negócio? Acreditamos que sim, não é mesmo? Desse modo, não descuide: ponha seu conhecimento em prática.

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